Anträge auf BAföG und Aufstiegs-BAföG schneller bearbeiten: Nordrhein-Westfalen beauftragt landesweit einheitliches Verfahren

BAföG ermöglicht es Jugendlichen und jungen Erwachsenen, eine ihrer Eignung und Interessen entsprechende Ausbildung zu absolvieren – auch wenn die Eltern diese Ausbildung nicht finanzieren können. 2024 wurden im Land Nordrhein-Westfalen rund 114.000 BAföG-Anträge gestellt, davon rund 98.000 per E-Mail oder Post.

Das Aufstiegs-BAföG hat eine individuelle Förderung zum Ziel, um Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen der beruflichen Aufstiegsfortbildung finanziell zu unterstützen. Am bekanntesten ist das „Meister-BAföG”, dabei kennt das Bundesgesetz 700 mögliche Förderziele. Im Jahr 2024 wurden rund 17.000 Anträge gestellt. Auch im Bereich des Aufstiegs-BAföG gehen mit 86 Prozent die weitaus überwiegenden Anträge per E-Mail oder Post ein. Damit die Anträge auf BAföG und Aufstiegs-BAföG in Zukunft schneller und besser bearbeitet werden können, stellt das Land Nordrhein-Westfalen um auf ein landesweit einheitliches Verfahren.

Ina Scharrenbach, Ministerin für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung: „Der weitaus überwiegende Anteil der Anträge auf staatliche Unterstützung von Studierenden oder bei der beruflichen Aufstiegsförderung geht per Post oder E-Mail ein. Damit ist nicht nur Frust auf allen Seiten vorprogrammiert, sondern auch Langsamkeit für Antragsteller und bearbeitende Behörden. Zusammen mit den verschiedenen Ministerien, der Bezirksregierung Köln und den Ämtern für Ausbildungsförderung haben wir uns auf den Weg gemacht: Nordrhein-Westfalen stellt um. Der erste Meilenstein ist mit dem Vertragsabschluss mit dem Unternehmen ‘DATAGROUP’ für BAFSYS gelungen. Und nun geht es an die Prozesse: Denn eine neue Software macht die Antragsbearbeitung selbst nicht schneller. Die Kernarbeit beginnt jetzt. Unser Ziel: weniger Papierkram, mehr Tempo und eine Verwaltung, die so smart ist wie die Generation, die sie unterstützt.”

Andreas Baresel, Vorstandsvorsitzender von DATAGROUP: „Der Zuschlag für den landesweiten Betrieb von BAföG und AFBG in Nordrhein-Westfalen ist ein bedeutender Meilenstein für DATAGROUP. Wir bringen unsere langjährige Erfahrung in der Digitalisierung öffentlicher Förderverfahren ein und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung und Effizienzsteigerung der Bildungsverwaltung.“

DATAGROUP ist eines der führenden deutschen IT-Service-Unternehmen. Rund 3.700 Mitarbeiter an über 30 Standorten in Deutschland konzipieren, implementieren und betreiben Business Applikationen. Mit „BAFSYS” wird Nordrhein-Westfalen das 12. Bundesland sein, welches sich von der IT-Lösung der DATAGROUP überzeugt hat. 

Das nun eingekaufte BAföG-Verfahren BAFSYS deckt als modernste am Markt erhältliche Software die Antragsbearbeitung und -verwaltung für das BAföG und das AFBG ab. Es stellt Sachbearbeitern einen virtuellen Arbeitsplatz zur Verfügung, der eine vollständig elektronische Aktenführung von der Antragstellung bis zur Bescheiderteilung ermöglicht. Hinzu kommen die Einführung und der Betrieb einer E-Akte für die Studierendenwerke und die kommunalen Ämter im Land Nordrhein-Westfalen. Auch die Bezirksregierung Köln wird in ihrer Zuständigkeit für die Bearbeitung von entsprechenden Anträgen an die E-Akte angeschlossen. Außerdem steht zukünftig ein Service Desk für sämtliche Fragen und Themen rund um das Fachverfahren und dessen Nutzung für alle rund 1 000 Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen in Nordrhein-Westfalen zur Verfügung.

Bis zum Spätsommer 2026 wird die gesamte Infrastruktur aufgebaut und zusammen mit dem Land Nordrhein-Westfalen, den zwölf Studierendenwerken und den 53 kommunalen Ämtern für Ausbildungsförderung in Betrieb genommen. Die „Altdaten“ und laufenden Vorgänge werden unmittelbar mit der Umstellung in das neue System integriert. Dadurch wird ein reibungsloser Übergang gewährleistet, ohne dass die so genannten „Altfälle“ umständlich nachgebildet und nachbearbeitet werden müssen. Eine zusätzliche Effizienzsteigerung wird von einem ergänzenden, integrierten Forderungsmanagement erwartet, an welchem ebenfalls mit Hochdruck gearbeitet wird.