Nordrhein-Westfalen bringt KI-Assistenzen für Schulleitungen an den Start

Das Schulministerium bringt die Unterstützung und Entlastung von Schulen weiter voran. Mit neuen KI-Assistenzen, digitalen Vereinfachungen und dem Abbau bürokratischer Verfahren werden Schulleitungen und Lehrkräfte unterstützt, damit sie mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben gewinnen: guten Unterricht, individuelle Förderung und eine moderne Schulentwicklung.

Schulministerin Dorothee Feller erklärte: „Schulleitungen und Lehrkräfte sollen sich nicht durch unnötige Bürokratie belasten müssen. Wir wollen, dass sie ihre Zeit dort einsetzen, wo sie am meisten bewirkt: bei den Schülerinnen und Schülern sowie der Schulentwicklung. Deshalb nutzen wir Künstliche Intelligenz ganz konkret als Werkzeug zur Entlastung im Schulalltag. Gleichzeitig bauen wir überflüssige Bürokratie ab und vereinfachen Verwaltungsprozesse spürbar.“

Neue KI-Assistenzen 

Das Schulministerium hat vier neue KI-Assistenzen freigeschaltet, die speziell Schulleitungen und Lehrkräfte bei wiederkehrenden organisatorischen und schulrechtlichen Aufgaben unterstützen und entlasten.

Eine Assistenz Schulrechtsfragen unterstützt Schulleitungen und Lehrkräfte bei rechtlichen Fragen auf Grundlage der geltenden Vorschriften und Erlasse. Sie hilft beispielsweise dabei, Ordnungsmaßnahmen vorzubereiten oder rechtlich sensible Schreiben zu formulieren. Die Assistenz bietet Orientierung und Entscheidungshilfen im Schulalltag, ersetzt jedoch keine verbindliche Rechtsberatung.

Die Assistenz zur Elternkommunikation hilft dabei, Elternabende oder Elterngespräche vorzubereiten und liefert dafür direkt nutzbare Textbausteine. Außerdem kann sie Schreiben in einfache Sprache übertragen oder mehrsprachig aufbereiten.

Weitere KI-Assistenzen zur Medienarbeit oder zum sprachsensiblen Unterricht unterstützen Schulen bei der Schul- und Unterrichtsentwicklung. Sie helfen beispielsweise dabei, den Stand der Digitalisierung an der Schule zu analysieren, das Medienkonzept weiterzuentwickeln oder sprachsensiblen Unterricht systematisch in der Schulentwicklung zu verankern. Zudem können sie Lehrmaterial analysieren und sprachsensibel aufbereiten, damit Aufgaben verständlicher werden und fachliches Lernen erleichtert wird. 

Das Angebot wird schrittweise ergänzt: Geplant sind beispielsweise Assistenzen, die Schulen bei der Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, bei der Fortbildungsplanung oder bei der Entwicklung von Partizipationsformaten unterstützen.

Die neuen KI-Assistenzen stehen ab sofort online auf der Website Lehren und Lernen in der digitalen Welt kostenfrei zur Verfügung. Die Assistenzen laufen in den Zugängen der Schulen für den länderübergreifenden AIS.Chat, die über das Medieninstitut der Länder FWU zur Verfügung gestellt werden.

Ministerin Feller: „Künstliche Intelligenz ersetzt keine Schulleitung und keine Lehrkraft. Aber sie kann von Routineaufgaben entlasten, Prozesse beschleunigen und dabei helfen, schneller zu guten Ergebnissen zu kommen. Ganz ohne Verwaltung wird es zwar auch in Zukunft nicht gehen, aber mit KI wollen wir den Aufwand für die Schulleitungen und Lehrkräfte so gering wie möglich halten, damit sie mehr Zeit für ihre Schülerinnen und Schüler haben.“

Begleitend baut das Land auch entsprechende digitale Fortbildungsangebote weiter aus. Im Rahmen der Initiative KI-Skilling.NRW haben bereits erste landesweite Schulungen speziell für Schulleitungen zu den Themen „Entlastung im Führungsalltag“ sowie „Präsentation und Beratung“ stattgefunden. Weitere Angebote folgen im kommenden Schuljahr. Geplant sind unter anderem Fortbildungen zu datengestützter Qualitätsentwicklung, zum Einsatz von KI-Assistenzen im Schulalltag sowie zur Nutzung von Schülerfeedback.

Weniger Abfragen

Das Schulministerium setzt seine Initiative zum Bürokratieabbau fort und bringt weitere Maßnahmen auf den Weg, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Verfahren zu vereinfachen und Schulen im Alltag spürbar zu entlasten. Zahlreiche Abfragen der Schulaufsicht an die Schulen werden deutlich reduziert, vereinfacht, gebündelt oder vollständig eingestellt. 

Dazu hat das Schulministerium gemeinsam mit den Bezirksregierungen sämtliche Abfragen systematisch überprüft. Dabei wurden nicht nur landesweite Verfahren betrachtet, sondern auch regionale und lokale Sonderabfragen einzelner Schulämter und Bezirksregierungen in den Blick genommen. Dabei geht es beispielsweise um Informationen zur Personalsteuerung, zur Inklusion, zur Schulplatzsuche oder zum Landesprogramm “Kein Abschluss ohne Anschluss”

Ministerin Feller: „Die Prüfung hat gezeigt, dass über die Jahre in einzelnen Bereichen vor Ort viele zusätzliche Abfragen entstanden sind. Mein Dank richtet sich vor allem auch an die Bezirksregierungen, die den Prozess aktiv unterstützt haben. Das war für alle Beteiligten nicht einfach. Es hat sich aber gelohnt, da wir mutig auf Vieles verzichten, Dopplungen beseitigen oder deutlich verschlanken werden.“ 

Nach sorgfältiger Prüfung bleiben insgesamt 33 Abfragen unverändert bestehen, weil sie für die Steuerung des Schulsystems unverzichtbar sind. 43 weitere Abfragen werden in einem bereits angestoßenen Prozess vereinheitlicht, gebündelt oder durch technische Unterstützung vereinfacht. Alle anderen Abfragen fallen künftig weg. Ziel ist, dass am Ende des Prozesses eine landesweit gültige Positivliste stehen wird. Neue Abfragen werden mit dem Schulministerium abgestimmt.

Ersatzlos gestrichen werden Abfragen, die für die Steuerung des Schulsystems verzichtbar sind. Dazu zählen beispielsweise bislang regelmäßig durchgeführte Abfragen zu Fachkonferenzvorsitzenden, zu internationalen Aktivitäten an Berufskollegs oder zur Arbeits- und Fortbildungsplanung von Schulleitungen, da dies ohnehin im Rahmen von Zielvereinbarungsgesprächen mit der Schulaufsicht erfolgt. 

Auch das Schulministerium wird eigene Abfragen streichen oder deutlich reduzieren. So werden die Schulen zum Beispiel künftig nur noch zwei Mal und nicht mehr drei Mal jährlich aufgefordert, ihre personelle Ausstattung zu überprüfen und mögliche Fehler an die Schulaufsicht zu melden. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand für Schulleitungen und Schulsekretariate wird spürbar reduziert. Gleichzeitig bleiben die notwendigen Informationen zur Unterrichtsversorgung und Personalplanung für Schulaufsicht und Ministerium weiterhin verlässlich verfügbar.

Die Amtlichen Schuldaten werden ab dem Schuljahr 2027/2028 direkt aus dem landeseigenen Schulverwaltungsprogramm SVWS-Server heraus generiert. Die Erhebung wird damit deutlich effizienter, spart Zeit und entlastet die Schulen von mehrfachen Dateneingaben.

Die COSMO-Abfrage zu neu zugewanderten Schülerinnen und Schülern wurde bereits von einem bislang 14-tägigen Rhythmus auf vier feste Stichtage pro Jahr reduziert. 

Unverzichtbar bleiben hingegen insbesondere Abfragen zur Unterrichtsversorgung oder zur Personalausstattung. Auch die COPSOQ-Befragung zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz bleibt erhalten.

Ministerin Feller betont: „Es ist gut, dass wir genau hingeschaut haben. Wir brauchen Daten, um Schulen gezielt unterstützen zu können. Aber wir haben sehr genau geprüft, welche Abfragen wirklich notwendig sind. Deshalb entrümpeln wir Verfahren, reduzieren doppelte Erfassungen, systematisieren und machen Prozesse einfacher, digitaler und schlanker.“

Digitale Verwaltungsverfahren 

Weitere Vereinfachungen befinden sich bereits in Vorbereitung. Dazu gehören die schrittweise Zusammenführung der bisherigen Einstellungsportale LEO, ANDREAS, VERENA und LOIS zum neuen zentralen Portal „Mein Weg in den Schuldienst“ (meWiS), die Digitalisierung des Anmeldescheins beim Übergang auf die weiterführende Schule, digitalisierte Verwaltungsverfahren zur Staatsprüfung der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie die automatisierte Erstellung von fälschungssicheren Schulbescheinigungen. 

Um weitere Entlastungspotenziale direkt aus der Praxis aufzunehmen, hatte das Schulministerium zeitweise ein eigenes Funktionspostfach zum Bürokratieabbau eingerichtet. Schulleitungen konnten dort konkrete Hinweise zu unnötigen Verwaltungsabläufen, doppelten Datenerfassungen oder komplizierten Verfahren einreichen. Viele dieser Rückmeldungen fließen in die genannten Digitalisierungs- und Vereinfachungsprozesse ein oder haben zu einer Vereinfachung bzw. Abschaffung einer Abfrage geführt.

So wird beispielsweise an digitalen Fachverfahren gearbeitet, die fehleranfällige Papier- und Formularprozesse vereinfachen sollen. Das betrifft zum Beispiel Teilzeitanträge, Vertretungsunterricht oder Anerkennungsverfahren. Ziel ist es, Verwaltungsabläufe Schritt für Schritt medienbruchfrei, schneller und einfacher zu gestalten.

„Der Anfang ist jetzt gemacht. Bürokratieabbau ist aber eine Daueraufgabe“, so Ministerin Feller. „Wir zeigen jetzt ganz konkret, wie moderne Technologie und schlankere Verfahren Schulen im Alltag entlasten können. Unser Ziel ist klar: weniger Verwaltung, mehr Zeit für Bildung.“

Mit den neuen Maßnahmen setzt das Schulministerium den im vergangenen Jahr gestarteten Entlastungsprozess für Schulen fort. Im November 2025 hatte das Schulministerium angekündigt, Bürokratie abzubauen, Verwaltungsprozesse zu verschlanken und Künstliche Intelligenz gezielt zur Unterstützung von Schulen nutzbar zu machen. Die neuen KI-Assistenzen, vereinfachten Verfahren und reduzierten Abfragen sind erste konkrete Ergebnisse dieses Prozesses.